La solución de Albarán Electrónico que proporciona Enicons, permite a los usuarios gestionar y firmar albaranes a través de dispositivos móviles (Smartphone), manteniendo la entrega de la copia en papel al cliente final.
Normalmente las empresas de distribución y retail tienen que gestionar grandes cantidades de documentos relativos a entregas de productos. El procedimiento habitual consiste en imprimir dos copias del albarán por cada envío, la copia en la que el cliente firma la entrega es gestionada y archivada por el distribuidor, mientras el cliente conserva la otra copia. Esto supone una elevada inversión de tiempo y dinero, por parte del distribuidor, en el proceso de gestionar la recuperación de los albaranes firmados, introducir las incidencias registradas en éstos en su sistema de facturación y archivar el documento para posteriores consultas y acreditación de entregas en caso de surgir discrepancias con el cliente.
La opción lógica para incrementar la eficiencia de este proceso sería adoptar una solución de albarán electrónico empleando dispositivos móviles, sin embargo, surgen dos problemáticas:
- Garantizar la validez de los albaranes firmados en formato digital
- La resistencia de los clientes a no disponer de su copia en papel a efectos de sus comprobaciones posteriores al recibir las facturas.
La solución Enicons aporta una solución que permite eliminar las dos resistencias citadas. El distribuidor gestiona electrónicamente sus albaranes sin renunciar a entregar la copia en papel a sus clientes. Utilizando un smartphone, el personal de distribución puede recoger posibles incidencias y cambios en el pedido. Y, dado que se utiliza una app, solo tiene que capturar el código QR (bidi) que va insertado en la copia del albarán en papel. Para recoger la aceptación, el cliente firma de forma manuscrita sobre el Smartphone. En el caso de que, en lugar de firma, el cliente utilice un sello de empresa, se sella la copia en papel y con la misma app se captura una foto del documento junto con la firma realizada por el receptor.
La aplicación permite recoger datos de geolocalización, facilitando el registro del lugar y la hora en la que se ha realizado la firma del albarán electrónico. Esto se incorpora a las evidencias electrónicas de la firma digital permitiendo incrementar la calidad probatoria del albarán digital certificado.
De este modo se evita que el distribuidor gestione más documentos de los necesarios además de cumplir con los requisitos de su cliente. La solución de albarán electrónico permite registrar los cambios en productos y unidades en la propia aplicación, por lo que la actualización de los pedidos originales a efectos de emitir la facturación puede ser automatizada y anticipada en el tiempo.
Las ventajas del Albarán Enicons:
- Mejora de la eficiencia, debido al control sobre la entrega de su mercancía.
- Los distribuidores completan un mayor volumen de entregas dentro de los plazos establecidos, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y dinero
- Los clientes que reciben los productos siguen contando con su copia del albarán en papel, evitando las resistencias a la adopción de una solución de albarán electrónico por parte del distribuidor
- Los departamentos administrativos ven reducida su carga de trabajo al automatizarse las actualizaciones de pedidos y eliminar los procesos de escaneado de albaranes recuperados
- Todos los albaranes gestionados quedan archivados digitalmente y pueden ser consultados y recuperados de forma más eficiente que en un archivo convencional en papel
- El albarán electrónico es una evidencia digital que se puede utilizar como prueba en caso de discrepancia entre las partes dado que el proceso de obtención se encuentra intervenido y certificado por Enicons que actúa como Tercero de Confianza
El avance de las tecnologías ha permitido el desarrollo de nuevas herramientas de gestión. Esta solución, forma parte de la cartera de productos que proporciona Enicons con el fin de impulsar en las empresas la Trasformación Digital eficiente.